Per molte aziende, l’outsourcing dei servizi IT è una risorsa essenziale per competere sul mercato. Lo dimostrano anni e anni di casi di successo.
Cos’è l’IT outsourcing
L’IT outsourcing è una pratica sempre più diffusa tra le aziende di tutto il mondo. Si tratta di un processo attraverso il quale un’azienda affida a un partner esterno la gestione e l’esecuzione delle attività legate all’IT. Questo può includere una vasta gamma di servizi, come lo sviluppo e la manutenzione del software, la gestione delle infrastrutture IT, la sicurezza informatica e il supporto tecnico.
Affidando le attività IT a un partner esterno, le aziende possono concentrarsi sul proprio core business e lasciare che esperti qualificati si occupino delle questioni tecniche. Inoltre, l’IT outsourcing consente alle aziende di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e di beneficiare delle ultime tecnologie e delle migliori pratiche del settore. Tutto ciò, ovviamente, a patto di scegliere un partner di outsourcing affidabile e competente.
I vantaggi dell’IT outsourcing per le aziende
Esternalizzare il reparto IT a livello di servizi, gestione degli applicativi e dell’infrastruttura offre una serie di vantaggi fondamentali per chi persegue quotidianamente i propri obiettivi di business e ha a cuore la salute della sua azienda.
- La riduzione dei costi, con contestuale passaggio da investimenti in conto capitale (hardware e software) a spese ricorrenti, è ciò su cui si concentra la maggior parte degli operatori;
- la riduzione della complessità operativa interna;
- l’accesso alle tecnologie più innovative alle relative competenze;
- la ridistribuzione delle risorse interne verso attività a maggior valore aggiunto;
- la possibilità per l’azienda di concentrarsi maggiormente sugli obiettivi strategici, lasciando a specialisti esterni gli aspetti operativi di dettaglio.
Quali attività dare in outsourcing: non solo una questione di costi
La domanda che tutte le aziende si pongono riguarda quali attività dare in outsourcing nell’ambito dei tradizionali processi IT, e per rispondervi intervengono certamente considerazioni di costo. In realtà, un grosso beneficio dell’IT outsourcing non è tanto la riduzione della spesa, quanto la facile quantificazione e prevedibilità dei costi stessi testi, che non sono più legati a forti investimenti iniziali né all’incertezza derivante da una componente nascosta.
Il cliente paga per ciò di cui ha bisogno all’interno di precise quantificazioni contrattuali, non una cifra variabile e altamente imprevedibile dovuta alla somma di hardware, software, formazione, aggiornamenti, variazioni continue dei prezzi dell’energia e imprevisti di ogni genere e natura. Tutte queste considerazioni devono precedere la scelta di quali attività dare in outsourcing.
Inoltre, l’esternalizzazione dei servizi IT è una scelta di successo per le aziende che puntano all’innovazione, a prescindere dalle dimensioni della struttura: dalle PMI alle grandi multinazionali, una strategia di outsourcing ben definita e correttamente implementata può generare effetti misurabili fin dal breve periodo.
Come approcciare l’outsourcing IT: le 5 domande da porsi
Elencati alcuni dei potenziali vantaggi dell’outsourcing IT operations, va subito messa in chiaro una cosa: a prescindere dai risultati attesi, il processo di esternalizzazione deve essere studiato con cura prima di entrare in fase operativa. Occorre una corretta pianificazione sul momento di intraprendere il processo, come implementarlo e quali attività trasferire al di fuori dell’azienda: solo con una chiara definizione strategica di questi aspetti, il processo di esternalizzazione può essere completato con successo e – soprattutto - offrire i risultati che l’azienda si aspetta.
Su quando e come intraprendere il processo valgono diversi approcci, ma una cosa è certa: limitarsi a comparare i costi post outsourcing con quelli del mantenimento della struttura interna non è sufficiente, poiché qui va adottata una visione ‘olistica’ del business aziendale e delle modalità di generazione del valore. Solo con una visione d’insieme, sintetizzata da un modello costi/benefici, si possono apprezzare le reali conseguenze dell’operazione su tutta la struttura e decidere se, in funzione degli obiettivi strategici e delle esigenze, sia arrivato o meno il momento di farlo. Poi si comparano i costi, si valutano i benefici su diversi orizzonti temporali e si procede a livello esecutivo.
A livello concreto, CIO e lo staff tecnico devono porsi almeno cinque interrogativi a monte dell’attività di outsourcing.
1. Quale obiettivi si vogliono perseguire?
Il primo riguarda gli obiettivi che si vogliono ottenere, che vanno fissati e valutati nel corso di tutto il processo: riduzione dei costi, prevedibilità degli stessi, aumento della produttività, ricollocazione dello staff, semplificazione di tutti i processi e superamento dei limiti organizzativi sono solo alcuni, cui si aggiungono quelli specifici di ogni singola divisione e organizzazione. 2. Quali servizi del comparto IT vanno trasferiti in outsourcing?
La seconda domanda riguarda invece la scelta di quali attività e servizi del comparto IT vadano trasferiti al di fuori dell’azienda. Ogni struttura ha la sua risposta, che dipende da quanto è strategico un certo processo, dal differenziale di costo rispetto alla gestione in outsourcing e dal suo impatto sulle performance dell’intero business. Qui, un’occhiata alle soluzioni adottate dai competitor può essere una strategia corretta. 3. Quali sono i servizi IT che riteniamo core?
Una terza domanda da porsi, strettamente legata alla precedente, riguarda quali funzioni e servizi IT siano considerabili core e quali non-core ai fini dell’attività aziendale: tradizionalmente sono sempre stati i non-core i principali candidati all’outsourcing poiché le aziende hanno sempre preferito mantenere un controllo diretto ed esclusivo sulle proprie attività principali. Oggi, però, la situazione è cambiata profondamente e – posto che la distinzione vada fatta in ogni caso – le esigenze di business e il modello costi/benefici possono portare all’esternalizzazione delle aree più importanti e distintive dell’IT. 4. Quale sicurezza e quale servizio possiamo avere con l’outsourcing IT?
Sulla scelta di esternalizzare pesano sia il fattore sicurezza, sia il livello di servizio garantito dal cloud provider: occorre da un lato interrogarsi sulla capacità dell’azienda di garantire la perfetta integrità dei dati, dall’altro capire se le prestazioni offerte dal provider siano accettabili in funzione dell’attività che gli si vuole affidare. Questo confluirà in un contratto tra l’azienda e il provider (SLA), nel quale verranno definite le specifiche tecniche vincolanti del servizio (uptime, tempo di risposta dell’applicazione, posizione geografica…), quelle relative ai parametri di sicurezza e i dettagli sulla gestione di eventuali problemi; oltre, ovviamente, al costo del servizio. Ma soprattutto, con questo passo inizierà a svilupparsi con il provider un rapporto di partnership che, se ben gestito, sarà alla base dei successi dell’azienda. 5. Data center aziendale: outsourcing o cloud?
Una volta realizzati i benefici dell’IT outsourcing, molte imprese si domandano se approfittare (o meno) di questa opportunità per portare processi e carichi di lavoro in cloud. Il tema è ampio e complesso, perché quando si parla di data center aziendale: outsourcing o cloud ci si domanda, in altri termini, quali siano le differenze tra il “tradizionale” outsourcing di infrastruttura e servizi IT e l’adozione di un modello di cloud computing.
Il tema merita una trattazione a sé, ma si possono comunque offrire alcuni spunti. In realtà, infatti, il cloud computing è effettivamente una forma moderna e ottimizzata di outsourcing, soprattutto nella sua declinazione pubblica. Ma c’è una differenza concettuale a monte: IT outsourcing significa dare a un partner competente e di fiducia una responsabilità sulla gestione delle infrastrutture e dei dati su cui si basano i processi (più o meno core) dell’azienda. Il partner è spesso ritenuto una “estensione” dell’azienda. Il cloud computing, dal canto suo, è un paradigma innovativo di acquisizione e “consumo” modulare e “on-demand” di risorse e servizi IT, che vengono forniti da provider specializzati e dotati di asset e competenze ad hoc. Il cloud computing è un modello fortemente evolutivo perché non si limita a trasferire specifiche responsabilità (come l’uptime dei sistemi critici, la continuità del business) a un fornitore, ma permette all’azienda di accedere a tecnologie innovative, di modificare i processi di sviluppo del software approdando a paradigmi moderni e cloud-native, di accelerare il time-to-market ed evolvere insieme ai servizi stessi, che migliorano e aumentano giorno dopo giorno.
