Non sono poche le imprese che oggi si domandano come fare una migrazione a S/4 HANA senza dover limitare o addirittura bloccare i servizi che erogano a collaboratori e clienti. Il business non può permettersi interruzioni o perdite di dati, ma al tempo stesso richiede con sempre maggiore urgenza funzionalità e risorse che solo un gestionale di nuova generazione – per ottenere il quale occorre fare un salto quantico sotto il profilo dei sistemi informativi – può garantire.
Tutto ciò vale, a maggior ragione, per le aziende che lavorano in ambiti in cui operatività è sinonimo stesso di valore. Pensiamo per esempio al settore assicurativo, dove integrazione dei processi, risposta in real time e personalizzazione stanno diventando le parole d'ordine di un'offerta destinata a incardinarsi sulle tecnologie mobile e sull'IoT.
Pienamente consapevole della rivoluzione in atto, il Gruppo Assimoco ha chiesto aiuto a Wiit – che già affiancava l'azienda sul fronte ERP – per orchestrare nel migliore dei modi il percorso di migrazione dal gestionale SAP ECC installato su un'infrastruttura Oracle a SAP S/4, basato sulla piattaforma HANA. L'obiettivo? Garantire che il processo di trasformazione, iniziato nel 2017 e tutt'ora in corso, avvenga per l'appunto in maniera trasparente e sicura, senza interruzioni di servizio per le diverse centinaia di utenti che, a diverso titolo, accedono ai sistemi informativi del gruppo. La continuità operativa, in questo caso, presupponeva la resilienza del parco applicativo anche in presenza di un processo di rinnovamento tecnologico sul database HANA, oltre che di una revisione della compliance per aderire ai principi contabili IFRS 17. Per questo, si è rivelato strategico procedere attraverso tre fasi ben definite.
Lo step uno: la migrazione nel nuovo ambiente
La prima fase è durata circa nove mesi, indicativamente da luglio 2017 a febbraio 2018, e ha visto WIIT e Assimoco collaborare per effettuare la migrazione dei sistemi su un data center terzo, fornito per l'appunto da WIIT. In questo modo si è potuto predisporre e avviare il nuovo landscape garantendone in modo parallelo la coesistenza con il mondo Oracle, senza ritardi e impatti sull'operatività. La possibilità di effettuare rilasci volta per volta e verificare passo dopo passo, sul campo e insieme ad Assimoco, le configurazioni definite sulla carta dai team applicativi, ha fornito una serie di indicatori iniziali che hanno permesso di regolare gli step successivi in base al reale andamento del progetto. Una vera e propria verifica continua dell'effettiva validità dell'installato rispetto alle aspettative, che ha consentito di intervenire su diverse dimensioni per mettere il team di specialisti in condizioni di rispondere alle specifiche esigenze dell'organizzazione.
Lo step due: il go live del parco applicativo
Come detto, non si è trattato solo di un progetto di trasformazione tecnologica, ma anche di ampliamento delle funzionalità sul versante applicativo. Ed è su questo aspetto che si è focalizzata la seconda fase, da poco terminata, che ha accolto istanze di natura più squisitamente operativa per comprendere in che modo Assimoco poteva concretamente usufruire delle feature di SAP S/4 HANA sul piano del business. Anche in questo caso, il test di ciascuno dei nuovi ambienti – con la facoltà di poter accedere ai vecchi in consultazione per un periodo di tempo in garanzia – si è rivelato essenziale sia per effettuare correttamente i vari upgrade delle funzionalità, sia per andare live con le applicazioni in perfetto timing rispetto alla pianificazione.
Lo step tre: l'evoluzione della compliance in chiave IFRS 17
La terza fase è quella che Assimoco e WIIT stanno affrontando adesso: si tratta degli upgrade tecnologici, funzionali e applicativi relativi agli adempimenti IFRS17 e, secondo le previsioni, sarà un lavoro che proseguirà per tutto il 2020. Anche in questo caso la gestione del timing dovrebbe essere abbastanza accurata, merito di un progetto ben costruito fin dai passaggi preliminari, che hanno consentito di realizzare le condizioni migliori per il deployment di ciascuna fase.
L'approccio metodologico di WIIT alla migrazione verso S/4 HANA
Alla base di quello che può essere considerato un caso di successo di migrazione verso S/4 HANA, c'è l'approccio metodologico e operativo che Wiit ha condiviso con Assimoco. È stato infatti definito fin dalle prime battute un integration team (costituito da esperti SAP di Wiit e specialisti di Assimoco, nonché da professionalità di società di consulenza di riferimento nel mondo applicativo) coordinato da un project manager con competenze ad hoc rispetto ai temi del database, del networking e della parte applicativa. Dopo aver definito di concerto i passaggi fondamentali del progetto, il team ha lavorato con una logica di costante integrazione funzionale, attraverso un intenso scambio di informazioni e allineamenti continui, con la piena consapevolezza che le diverse anime del progetto non possono andare sempre alla stessa velocità. Un approccio che si è rivelato prezioso soprattutto nelle fasi di testing e negli inevitabili momenti di stallo. Rispettare la tabella di marcia senza limitare e bloccare il servizio vuol dire infatti, prima di ogni altra cosa, sviluppare attraverso un corretto risk assessment e momenti di confronto allargato la capacità di gestire l'impatto di eventi inattesi sulla prosecuzione della progettualità.
