Categorie: Business Continuity Smart working

La continuità operativa è il pilastro di ogni attività economica. Il concetto sarà anche banale, ma ha in sé una verità indiscutibile: se non si produce, il sistema economico non funziona. Non c’è stato bisogno del virus per rendersene conto: in tempi assolutamente non sospetti (anni fa), Gartner dichiarò che un downtime potesse costare fino a 5.600 dollari al minuto, mentre la National Archives and Records Administration americana sostenne che un’interruzione di 10 giorni avrebbe portato il 93% di tutte le aziende alla chiusura nell’arco di un anno (via: Makeuseof).

 

Smart working come strumento di continuità operativa

Nonostante queste consapevolezze, purtroppo non tutte le aziende hanno attivato nel corso degli anni un vero investimento, cioè un piano strutturato per garantire la continuità operativa del business di fronte ad emergenze prolungate. Si discuteva quotidianamente di come impedire un data leak, un attacco dall’esterno, un’intrusione nel data center o anche a come reagire di fronte a un’interruzione della connettività o dell’energia, ma difficilmente si sarebbe potuto ipotizzare un evento così disruptive, e soprattutto così diffuso e di lunga durata, come l’emergenza che stiamo vivendo. Purtroppo, è successo: il virus si è abbattuto su tutte le aziende nello stesso modo e ha creato una frattura profonda tra quelle che erano già strutturate per operare senza accesso fisico ai sistemi e alla sede aziendale e quelle che invece non avevano ancora operato il passaggio verso modalità operative, organizzative, di mindset e tecnologiche dell’era 2.0.

Questo non significa che le aziende già strutturate per il lavoro da remoto non abbiano dovuto affrontare una sfida, poiché di solito lo Smart working era garantito solo a una piccola parte della popolazione aziendale. L’adeguamento alle nuove condizioni, tuttavia, è stato tutto sommato gestibile e la continuità operativa preservata. Le altre aziende, che i numeri ci dicono essere quasi tutte le PMI, hanno “improvvisato” lo Smart working con una VPN e l’acquisto di tool cloud di collaboration e comunicazione interna: anche in questo caso l’azienda non si è completamente fermata, ma l’assenza di una cultura del lavoro distribuito, nonché di una mentalità e di un’organizzazione capaci di fare a meno del contatto fisico hanno senz’altro importanti ripercussioni sulla produttività ed espongono l’azienda a rischi di sicurezza.

 

Continuità operativa: evitare un approccio difensivo

Il virus sta cambiando le carte in tavola e ovviamente, al momento in cui si scrive, non sono chiare tutte le conseguenze sociali ed economiche che avrà nel prossimo futuro. Nella consapevolezza di non avere la sfera di cristallo, possiamo però ipotizzare di doverci convivere per un po’: anche quando le misure verranno allentate, l’ipotesi che tutto venga cancellato con un colpo di spugna è decisamente poco probabile.

L’errore più grave che le aziende possono fare è mettersi sulla difensiva: pensare che tra un mese o due sarà tutto come prima e quindi tenere duro con la VPN e le riunioni su Teams perché a breve tutti i meeting si terranno di nuovo in sala riunioni, e per chiedere informazioni al collega basterà cercarlo con lo sguardo. L’ipotesi più probabile resta il rientro progressivo, graduale, magari scaglionato: l’idea che Smart working ci sia oggi perché siamo in emergenza e domani venga cancellato è pura fantascienza. Per essere efficienti, le aziende dovranno abilmente miscelare la presenza fisica con il lavoro smart per tutta la workforce, attrezzandosi non solo dal punto di vista tecnologico, ma anche culturale. Tutte le strutture che hanno mantenuto la continuità operativa grazie a uno Smart working “improvvisato” devono fin da subito ragionare in termini di medio periodo e trasformarsi gradualmente in organizzazioni agili: questa volta, però, agili per davvero.

Secondo insegnamento di questo periodo è che gli strumenti capaci di garantire continuità operativa in condizioni difficili esistono eccome. Ripetiamo, però, essi non si esauriscono nell’acquisto in fretta e furia di un tool che permetta di comunicare via web. Oggi le aziende possono effettuare una vera transizione dalla relazione d’ufficio allo Smart Working “vero”, facendo sì che tutti i processi siano integrati con strumenti di collaboration, di comunicazione VoIP, di web conference, nonché di accesso alle applicazioni aziendali. Oggi c’è il cloud, c’è la sua scalabilità e – soprattutto – la sua sicurezza, ci sono tecnologie di virtualizzazione del workplace che permettono di accedere in sicurezza alle applicazioni aziendali, ci sono modelli di security che non si basano sul perimetro della rete aziendale ma che sono integrati nel modello di servizio e quindi efficaci a prescindere dal luogo e dal dispositivo che effettua l’accesso.

Gli strumenti non mancano, ma vanno scelti con cura e associati a cultura e organizzazione. È questa la vera sfida: vincerla, significa poter entrare a testa alta nel futuro.

Wiit - White Paper - Smart working e business continuity