L’ufficio virtuale è una realtà sempre più diffusa in Italia: nel 2019 i lavoratori da remoto erano 570mila e oggi, con l’emergenza Coronavirus e l’obbligo di distanziamento sociale, sono quasi raddoppiati. L’Hybrid Cloud è l’architettura sottostante che permette di abilitare lo smart working, offrendo sicurezza delle risorse IT aziendali, continuità di servizio, soluzioni di collaboration e desktop virtuale.
Ufficio virtuale, cos’è e come funziona
L’economia digitale e globalizzata impone alle aziende un’organizzazione flessibile e un business senza interruzioni, con la capacità tuttavia di mantenere uno stretto controllo sui costi. Il lavoro agile può contribuire al raggiungimento di questi traguardi, poiché permette ai dipendenti di operare senza vincoli di luogo e orario, grazie agli strumenti digitali e alla condivisione di obiettivi.
L’ufficio virtuale consente alle persone di collaborare a distanza, da casa oppure altro ambiente pubblico o privato, utilizzando qualsiasi dispositivo (anche personale) per accedere ai sistemi informativi dell’azienda.
Il vantaggio principale è l’autonomia lavorativa, che secondo studi recenti, permette di aumentare i livelli di produttività e soddisfazione dei dipendenti. Si sommano i benefici di costo (sedi più piccole, meno affitti da pagare, minori consumi energetici) e ambientali (spostamenti minimi, riduzione dell’inquinamento).
Le criticità invece ruotano attorno ad alcuni aspetti chiave: innanzitutto la sicurezza delle risorse aziendali (sistemi, dati, applicazioni), il controllo degli accessi, la stabilità delle connessioni, l’errore umano che è tra le cause principali d’incidente informatico.
Le tecnologie che abilitano l’ufficio virtuale
Da una prospettiva tecnologica, l’Hybrid Cloud è la piattaforma che permette di mettere a regime il modello dell’ufficio virtuale, offrendo tutte le soluzioni necessarie ad abilitare lo smart working.
Un cloud provider affidabile e certificato infatti può fornire dalla propria infrastruttura i servizi che permettono ai dipendenti di lavorare a distanza e accedere in sicurezza all’ambiente IT dell’azienda, distribuito su più nuvole pubbliche e private.
Passando in rassegna le tecnologie che supportano l’ufficio virtuale, bisogna annoverare innanzitutto la Virtual Desktop Infrastructure (VDI). Attraverso queste soluzioni, gli utenti possono connettersi alla rete aziendale da qualsiasi dispositivo, indipendentemente dalla posizione, e visualizzare in sicurezza un’istanza virtuale della propria postazione lavorativa, residente in cloud o su datacenter on-premise.
Il Virtual Private Network (VPN) permette invece di creare una rete sicura e resiliente, anche in presenza di connettività non enterprise. I dispositivi che non sono collegati direttamente alla LAN possono connettersi alle risorse It aziendali attraverso un canale di comunicazione riservato.
Anche la collaboration è un elemento chiave dell’ufficio virtuale. Attraverso gli ambienti cloud, è possibile erogare tutte le soluzioni di produttività e comunicazione per gli smart worker, tra cui: sistemi per il backup e la gestione dei dati aziendali; centralino virtuale e tecnologie Voice over IP (VoIP); applicazioni di messaggistica istantanea, telepresenza e file sharing.
Infine, l’ufficio virtuale richiede una strategia di sicurezza omnicomprensiva con soluzioni a più livelli, in grado di proteggere infrastrutture, dispositivi, applicazioni, dati e identità.
Come costruire l’ufficio virtuale
L’ambiente per lo smart working viene quindi costruito su tre livelli. I dispositivi personali o aziendali degli utenti (primo livello), adeguatamente protetti con soluzioni on-board e strumenti per la gestione centralizzata, si connettono alle soluzioni per l’ufficio virtuale (secondo livello) tramite VPN e ottengono l’accesso alle risorse IT aziendali (terzo livello), ospitate all’interno di un ecosistema multicloud.
Se questo è l’approccio tecnologico, non bisogna trascurare tuttavia gli aspetti organizzativi e metodologici dell’ufficio virtuale. Occorre infatti un cambio di mentalità per abbracciare la nuova modalità lavorativa. I processi aziendali devono essere razionalizzati a monte per potere essere gestiti agilmente anche da remoto. Le persone vanno preparate non solo tecnicamente, perché imparino a usare i nuovi strumenti digitali, ma soprattutto a livello attitudinale. I dipendenti infatti devono abituarsi a lavorare ed essere valutati per obiettivi, organizzando in autonomia i task e assumendo maggiori responsabilità. Inoltre, devono acquisire maggiore consapevolezza sui pericoli relativi alla cyber security e adottare un comportamento corretto per minimizzare i rischi.
