Per comprendere il delicato rapporto tra studi professionali e protezione dei dati (dei clienti), bisogna considerare che il percorso di trasformazione digitale degli studi professionali ha subito una forte accelerazione negli ultimi anni.
Secondo le ultime rilevazioni dell’Osservatorio Professionisti e Innovazione Digitale del Politecnico di Milano, nel 2020 la spesa in tecnologie e soluzioni ICT è cresciuta del 4,8%, facendo seguito a uno straordinario 2019 che face segnare un +18%. Anche qui, Covid ha di fatto consolidato un percorso che era stato iniziato ben prima della pandemia.
Per gli studi professionali, non si tratta semplicemente di portare avanti un percorso di digitalizzazione dei processi, ma di assecondare dinamiche ed esigenze di mercato che sono profondamente diverse da quelle di un tempo. I loro clienti, infatti, richiedono sempre più collaborazione, agilità e reattività. Vogliono che lo studio legale, notarile, di commercialisti ecc., diventi un partner strategico per la loro crescita, che le assecondi durante il cammino e che, ovviamente, garantisca un servizio solido, continuativo e sicuro. I clienti degli studi lavorano spesso in smart working, possono vantare un solido livello di digitalizzazione e, ovviamente, chiedono che le dinamiche smart, collaborative e connesse che fanno ormai parte della loro quotidianità riguardino anche i rapporti con il proprio studio professionale.
La digitalizzazione dello studio professionale è un percorso tanto complesso quanto inevitabile. Non ci si riferisce tanto alla dematerializzazione, bensì ad un vero e proprio utilizzo strategico della tecnologia finalizzata alla crescita, all’erogazione di servizi innovativi e anche allo sviluppo di nuovi modelli di business. La digitalizzazione dello studio professionale lo rende infatti più efficiente, ma anche più agile: può assecondare meglio esigenze in continuo cambiamento, perfezionare la comunicazione con l’azienda/cliente e mostrarsi molto più consulente che esecutore, abbandonando il ruolo che ha avuto per decenni.
Tutti gli studi utilizzano piattaforme gestionali e comunicano con i canali digitali, ma non sempre questi processi sono ottimizzati. Spesso, lo studio è rallentato da vincoli culturali e organizzativi oppure, più semplicemente, non ha una divisione IT cui affidare il governo a 360 gradi del percorso di trasformazione. A titolo d’esempio, l’uso dell’e-mail con allegati è ancora molto diffuso nei rapporti con le aziende clienti – con tutti i limiti di efficienza e sicurezza del caso -, le piattaforme di collaboration sono adottate solo dalle realtà più strutturate e i documenti cartacei non sono per nulla scomparsi. I clienti chiedono proattività e semplificazione, ma non sempre gli studi sono in grado di garantirle.
In questo modo, si origina una criticità vera e propria: gli studi, incalzati da clienti sempre più evoluti e smart, investono fortemente in tecnologia (anche di frontiera, come l’Intelligenza Artificiale), ma poi si trovano in difficoltà sotto il profilo dell’adozione e, soprattutto, nel gestire le sfide che la tecnologia porta con sé, prime in assoluto quelle legate alla protezione dei dati dei clienti, cioè del loro patrimonio informativo. Per questi motivi l’Osservatorio del Politecnico di Milano ritiene che gli studi debbano investire al fine di diventare resilienti, cioè capaci di garantire ai clienti continuità di servizi, trasparenza ed efficacia nell’erogazione degli stessi, o meglio ancora antifragili, cioè resilienti ma anche capaci di trasformare le fragilità in opportunità grazie a una cultura fortemente innovativa e collaborativa, sia all’interno che verso l’esterno.
La digitalizzazione dello studio professionale parte da un nuovo approccio ai processi interni, ma soprattutto da un mindset diverso e aperto all’innovazione. Solo a seguito del cambiamento culturale si può ragionare in termini di evoluzione dei processi e di abilitazione tecnologica, facendo entrare il cloud nel percorso di cambiamento. Si potrebbe quindi partire dai servizi SaaS per poi traghettare progressivamente l’infrastruttura tecnologica dello studio verso una corretta miscela di componenti private e pubbliche, così da massimizzarne il controllo e la scalabilità.
Oggi, proteggere i dati dei clienti significa evolvere ed affrontare un mondo digitale che porta con sé innumerevoli vantaggi ma anche molte sfide: la necessità di garantire la business continuity in senso stretto, quelle legate allo smart working, che non è solo un passaggio cardine della trasformazione digitale ma anche un potenziale acceleratore di rischi, senza dimenticare quelle connesse alle minacce cyber, che aumentano di giorno in giorno e possono provenire dall’esterno ma anche dall’interno dell’organizzazione, spesso causate da una scarsa consapevolezza delle minacce stesse. Quasi superfluo sottolineare quanto possa essere grave il data breach per uno studio professionale, soprattutto a causa della perdita di dati sensibili dei propri clienti. Oltre al danno diretto, l’impatto sulla brand reputation potrebbe essere devastante.
Una risposta efficace a tutte queste tematiche è l’outsourcing, opzione valida e percorribile da tutti quegli studi che non possono contare su forti investimenti in IT ma, al tempo stesso, non si possono neppure permettere di rimanere ancorati a un modello basato su server locali, sulla condivisione dei documenti via e-mail e sul telefono. L’offerta WiitWIIT, che si manifesta in svariate proposte sinergiche e accomunate dal modello as-a-service, permette allo studio di accelerare la trasformazione digitale, di sfruttare appieno tutti i benefici del cloud e le dinamiche del mondo smart e connesso, ma diventando subito resiliente, poiché in grado di sfruttare gli asset, le competenze e i processi di un partner specializzato e certificato. È su questo modello che si basa l’offerta cloud, ed è sempre sui benefici dell’as-a-service che Wiit WIIT propone agli studi professionali piattaforme di smart working as-a-service e cyber-security as-a-service, pensate per ottimizzare gli investimenti in digitale e far sì che gli studi possano mostrarsi subito forti sul mercato, in linea con le esigenze dei propri clienti e anche capaci di sviluppare e offrire servizi innovativi.